Dijital toplantı ve karar yönetim sistemleri, yönetim kurulu üyelerinin adları, iletişim bilgileri ve imzaları gibi kişisel veriler işlemektedir. 6698 sayılı KVKK kapsamında bu verilerin işlenmesi belirli yükümlülükler doğurur.
KVKK KAPSAMINDA HANGİ VERİLER İŞLENİYOR?
Dijital karar yönetim sistemi tipik olarak şu kişisel verileri işler:
- Ad, soyad ve unvan bilgileri
- E-posta adresleri ve telefon numaraları
- Elektronik imzalar ve biyometrik veriler
- Toplantı katılım kayıtları
- Oy kullanma kayıtları (kimi zaman muhalefet şerhleri)
- Sistem erişim logları (IP adresi, erişim zamanı)
TEMEL KVKK YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Aydınlatma Yükümlülüğü
Sistemi kullanan tüm kişilere verilerinin hangi amaçla, ne kadar süreyle ve kime iletileceği konusunda açık aydınlatma metni sunulmalıdır. Dijital Kurul, sisteme yeni kullanıcı eklendiğinde otomatik KVKK bildirim gönderir.
Veri Minimizasyonu
Amaca hizmet etmeyen veriler toplanmamalıdır. Karar yönetim sisteminde toplantı katılım kaydı gereklidir ancak kullanıcıların yeri veya cihaz bilgileri genellikle gerekmez.
Saklama Süresi Yönetimi
Kişisel verilerin TTK'nın öngördüğü 10 yıllık saklama süresinin ötesinde tutulmaması gerekir. Aynı zamanda tutanaklar ve kararlar bu süre boyunca saklanmalıdır — iki yükümlülük arasında dikkatli denge kurulmalıdır.
Veri Güvenliği
KVKK Madde 12 kapsamında veri sorumluları teknik ve idari önlemler almakla yükümlüdür. Bu kapsamda:
- SSL/TLS şifreleme ile veri iletimi
- Rol tabanlı erişim kontrolü
- 2 faktörlü kimlik doğrulama
- Günlük otomatik yedekleme
- Erişim loglarının tutulması
- Veri ihlali durumunda 72 saat içinde KVK Kurumu'na bildirim
Dijital Kurul'un Uyumluluk Sertifikaları: ISO 27001 (Bilgi Güvenliği), ISO 9001 (Kalite Yönetimi), GDPR ve KVKK uyumlu altyapı. Microsoft Azure Türkiye üzerinde veri işleme ve depolama.
BULUT SİSTEMLERİNDE VERİ YERLEŞKESİ
KVKK kapsamında yurt dışına veri aktarımı özel şartlara tabidir. Bu nedenle yönetim kurulu karar yönetim sistemlerinde Türkiye'deki veri merkezlerinin tercih edilmesi hem yasal uyumu hem de hız avantajı sağlar. Dijital Kurul, tüm verileri Microsoft Azure Türkiye bölgesinde saklamaktadır.
Önemli: Veri sorumlusu olarak şirketiniz, kullandığınız yazılım sağlayıcısının KVKK uyumluluğunu değerlendirmek ve belgelendirmekle yükümlüdür. Dijital Kurul, KVKK Veri İşleme Sözleşmesi imzalamaya hazırdır.
KVKK UYUMLU SİSTEM KURUN
Demo'da KVKK uyumluluk özelliklerini ve güvenlik altyapısını keşfedin.
Demo Talep Et →